Databehandleraftale

Hvem er hvem

Du, salonen, er dataansvarlig. Det er dine kunder, det er din aftale med dem, og det er dig, der bestemmer, hvad oplysningerne skal bruges til.

Morten Altmann, Banemarksvej 61, 2605 Brøndby er databehandler. Vi opbevarer og viser oplysningerne, fordi du bruger vores bookingsystem, og vi gør ikke andet med dem end det, der står her.

Aftalen gælder fra det øjeblik, du accepterer den i portalen, og indtil de oplysninger, vi har gemt om dine kunder, er slettet. Det gælder også, før du tænder for online booking: fra accepten kan du skrive kunder ind i kalenderen, der har ringet. Slukker du motoren, tager din profil ikke imod nye bookinger, men de tider, der allerede er booket, står ved magt, og kunderne får stadig deres påmindelse. Aftalen gælder for dem, til fristen har slettet navnene. Du accepterer den i portalen, og vi gemmer hvornår og hvem. Aftalen er et tillæg til vilkårene; ved uenighed går denne aftale forud, når det handler om personoplysninger om dine kunder.

Hvad vi behandler, og om hvem

Kun det, en booking består af: kundens navn, telefonnummer og e-mailadresse, det tidspunkt hun har fået, hvilken behandling det er, hvad den koster, og hvem hos dig der skal udføre den. Dertil tidens status: om hun eller du aflyste, og hvornår, om tiden blev flyttet, og om hun kom eller udeblev, hvis du markerer det i kalenderen.

De registrerede er dine kunder. Vi behandler ingen følsomme oplysninger efter artikel 9, og der er ikke noget fritekstfelt i bookingen. Det er et bevidst valg: et felt, hvor kunden kan skrive frit, er dér, nogen skriver »jeg er gravid« eller »jeg har eksem«, og så er det helbredsoplysninger. Har kunden noget at fortælle dig, ringer hun eller skriver til dig direkte, og så ligger det hos dig.

Vores instruks

Vi behandler kun oplysningerne for at drive bookingen for dig: vise ledige tider, tage imod en booking, sende kunden en bekræftelse, en påmindelse, besked om en flyttet tid og en kvittering for en aflysning, og vise dig dine egne bookinger. Har kunden selv slået påmindelser på telefonen til, går påmindelsen som en push-besked i stedet for en mail — og som mail, hvis telefonen ikke tog imod den — mens besked om en flyttet eller aflyst tid går som mail og som push. Ikke andet.

Vi bruger dem ikke til vores eget. Ikke til markedsføring, ikke til at oprette en konto til kunden, ikke til at træne noget, og ikke til statistik, hvor en enkelt person kan genkendes. Vi sælger dem aldrig og deler dem ikke med andre saloner.

Vi sender ingen invitation til at anmelde dig. E-mailen bruges kun til de fire mails ovenfor. Beder vi på et tidspunkt kunden om en anmeldelse, sker det kun, hvis hun selv har sagt ja til det, da hun bookede.

Beder du os om noget, der efter vores vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne, siger vi det til dig og udfører det ikke.

Hvor længe

Kundens navn, telefonnummer og e-mailadresse slettes automatisk 30 dage efter tiden er afholdt eller aflyst. Det er tid nok til, at du kan slå en kunde op, der ikke kom, eller hvor I er uenige om, hvad der blev aftalt.

Selve tiden bliver stående uden navnet: klokkeslæt, behandling, pris og hvem hos dig der udførte den. Det er dit eget regnskab over din egen stol, og det er ikke en personoplysning om kunden.

Slukker du motoren, eller lukker du din profil, sletter vi oplysningerne om dine kunder, når de kommende tider er afholdt eller aflyst. Du kan altid hente dem ud først, se nedenfor.

Sikkerhed

Alt går krypteret over nettet. Databasen ligger i EU, og adgangen til den kræver legitimationsoplysninger, der kun findes i vores servermiljø. Adgangen til portalen kræver totrinslogin, og ud over os er det kun de logins, du selv har inviteret til din salon, der kan se dine bookinger.

Kundens navn, telefonnummer og e-mailadresse ligger krypteret i databasen. Nøglen findes kun på serveren, så en kopi af databasen viser ingen af dem.

Hos os kan kun den øverste administratorrolle se dine kunder. Hvert opslag kræver en skrevet grund og bliver logget med dato, og du ser selv hvert opslag under Booking i portalen. Vores administration har ingen knap til at rette, slette eller hente dine kunders oplysninger ud. Det gør du selv i portalen.

Aflysningslinket, en kunde får i sin mail, er udledt med en hemmelig nøgle, der kun findes på serveren, og kun en envejskrypteret udgave af det ligger i databasen. Et læk af databasen kan derfor ikke bruges til at aflyse nogens tid.

Underdatabehandlere

Du giver os generel tilladelse til at bruge underdatabehandlere. De er bundet af de samme forpligtelser som os. Dem, der behandler bookingdata i dag:

• Supabase (Frankfurt (eu-central-1)): databasen, hvor bookingen står.
• Fly.io (Frankfurt): serveren, der tager imod og beregner.
• Vercel (EU): websiden, forespørgslen går igennem.
• Resend (EU): bekræftelses-, påmindelses-, flytte- og aflysningsmails.

De ovennævnte behandler data i EU.

Påmindelser på telefonen. Slår kunden selv påmindelser til på sin telefon, efter hun har booket, leveres de gennem den push-tjeneste, hendes browser bruger: Googles, Apples, Mozillas eller Microsofts. Det er hendes browser, der vælger tjenesten, ikke os, og den kan ligge uden for EU. Beskeden er krypteret til hendes telefon, så tjenesten kan ikke læse den; den ser kun en adresse til telefonen og at der går en besked. Adressen gemmer vi krypteret og sletter, når tiden er afholdt eller aflyst. Slår hun ikke påmindelser til, går intet den vej.

Skifter vi en ud eller tilføjer en ny, bliver aftalen en ny udgave, og du får den på mail. Indtil du har godkendt den nye udgave, tager din profil ikke imod nye bookinger, mens de tider, dine kunder allerede har fået, står ved magt. Gør du indsigelse, kan du slukke bookingmotoren med det samme i portalen og opsige dit abonnement til udgangen af den periode, du har betalt for.

Når en kunde beder om sine oplysninger

Det er dig, der skal svare hende, og du kan gøre det hele selv fra Booking i portalen. Søg på hendes navn, nummer eller mail, hent bookingerne som en regnearksfil, ret det, der er forkert, og slet oplysningerne på en enkelt tid. Du skal ikke skrive til os og vente.

Sletter du oplysningerne på en tid, der endnu ikke har været, bliver tiden aflyst, og kunden får en mail om det, før hendes adresse fjernes. Ellers ville du have en stol optaget af en, du ikke kan kontakte.

Henvender kunden sig til os i stedet for til dig, svarer vi hende ikke på dine vegne. Vi fortæller hende, at det er salonen, der er dataansvarlig, og giver dig besked uden unødig forsinkelse.

Hvis noget går galt

Opdager vi et brud på sikkerheden, der rammer dine kunders oplysninger, giver vi dig besked uden unødig forsinkelse, efter vi er blevet opmærksomme på det. Beskeden indeholder det, vi ved på det tidspunkt: hvad der er sket, hvilke oplysninger og hvor mange det drejer sig om, og hvad vi gør ved det. Ved vi ikke det hele endnu, sender vi resten, efterhånden som vi ved det, frem for at vente med beskeden.

Det er dig, der anmelder til Datatilsynet inden for 72 timer, hvis det er nødvendigt. Vi giver dig det, du skal bruge for at kunne det.

Dokumentation og tilsyn

Du kan bede om dokumentation for, at vi overholder aftalen, og vi svarer inden for 30 dage. Denne side, listen over underdatabehandlere og afsnittet om sikkerhed er den dokumentation, vi har, og den er den samme for alle saloner.

Vil du ud over det føre et fysisk tilsyn, eller kræver Datatilsynet det af dig, aftaler vi tidspunktet mindst fire uger i forvejen. Det sker i arbejdstiden, én gang om året, og uden at forstyrre driften for andre saloner. Du betaler dine egne omkostninger, og vi må fakturere vores tid.

Når aftalen slutter

Udtrækket i portalen virker, uanset hvad du betaler, og også efter du har slukket motoren. Fristen ovenfor løber videre imens: oplysningerne på en tid forsvinder 30 dage efter, tiden var eller blev aflyst, uanset om du har hentet dem ud.

Én undtagelse: vores sikkerhedskopier af databasen. De tages hver nat og ligger i op til 60 dage (30 dage som fil og op til 30 dage mere i et øjebliksbillede af serverens disk). I en kopi står kundens navn, telefonnummer og e-mail krypteret, og nøglen ligger ikke i kopien. Kopierne bruges kun, hvis databasen skal genskabes, og sletningen kører igen den første nat efter en genskabelse, så tider over fristen mister navnene igen.

Tider, dine kunder allerede har fået, står ved magt. De vises i din portal, og kunden kan stadig aflyse, uanset hvad du betaler. Det er hendes aftale med dig, og den er ikke vores at fortryde.

Ændringer

Skal aftalen ændres væsentligt, får du den nye udgave på mail, og du skal godkende den, før du kan tage imod flere bookinger. Indtil da står dine eksisterende tider, og dine kunder kan stadig aflyse. Hver udgave har en dato, og vi gemmer, hvilken udgave du har godkendt hvornår.

Lovvalg og kontakt

Dansk ret gælder, og en tvist afgøres ved de danske domstole. Spørgsmål til aftalen sendes til hej@salonpriser.dk.